ワークフローシステムのおすすめ7選を徹底比較

2023年10月24日 2024年3月18日 sheepdog_admin

ワークフローシステムとは？

そもそもワークフローとは、業務の一連の処理・手続きのことです。

ワークフローシステムを利用すれば、従来のアナログで行われていたワークフローの煩雑さ・デメリットをしっかりと解消することができます。

例えば、「申請書の作成に時間がかかってしまう」「印刷・保管のコストがかかる」などといったお悩みを持つ企業にとっては特に心強い味方になってくれることでしょう。

ワークフロー(決裁･承認フロー)のおすすめ製品

コラボフロー

(4.5)

月額料金	500円〜/人	無料お試し	30日間無料
初期費用	要問い合わせ	最低利用人数	5ユーザー〜

コラボフローは、ワークフローシステムです。専門的な知識不要でExcelなどで作成したフォームを活用でき、導入・操作を直感的に行えるので属人化の心配がありません。継続利用率99.55%と使いやすさ・確かな業務改善、どちらも両立したサービスと言えます。シンプルでありながら様々なサービスと連携でき、本格的なワークフローシステムを構築したい方には特におすすめです。

簡単操作でワークフローを作成

コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。

Webからも申請フォームが作成できる

Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。

運用をしながら改善が可能

更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。

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MA-EYESnc

(5)

月額費用	40,000円〜	無料お試し	30日間無料
初期費用	0円	最短導入期間	3営業日

MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。

プロジェクトの収支をリアルタイムで確認

MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。

全ての情報を一元管理

複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。

分析帳票をワンクリックで出力

MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。

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Shachihata Cloud

(4.5)

月額費用	110円〜	無料お試し	あり
初期費用	0円	最短導入期間	即日〜

Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。

紙の決裁業務をそのまま電子化

Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。

運用に合わせて柔軟な設定が可能

Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。

電子帳簿保存法対策に有効

Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。

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ワークフローシステムのメリットは？

迅速な申請・承認の実現

ワークフローシステムを導入することで、申請から承認までの作業が大幅にスピードアップされます。

特にクラウド型のサービスを使うことにより、在宅勤務・出張中などでも申請・決済を行うことが可能です。

ペーパーレス化の推進

ワークフローシステムの導入により、最終的な決裁までオンライン上で完結できるので、いわゆる「ペーパーレス化」が推進されます。

紙代・印刷費が削減され、コストカットに寄与してくれます。

申請書を探す時間を省ける

ワークフローシステムのほとんどが、検索機能を備えているため、過去の書類を探したい際に条件を絞ってすぐ取り出すことができます。

申請書を探す時間を省略し、他の業務に当てることが可能です。

内部統制が強化される

ワークフローシステムは申請から承認までを一元管理でき、申請ルート・証跡・決裁をしっかりと可視化することができます。

したがって、不正・文書改ざんの防止・内部統制の強化に最適です。

ワークフローシステムの種類とは？

クラウドタイプ

スマホ・タブレットで稟議を上げたり、承認作業を行えるので、外出先からでもワークフロー業務をできるようになり、外出や出張によって、承認作業を行えないという問題は解消されます。

企業の規模に応じたタイプ

ワークフローシステムには、大企業向け・中小企業向けなど、それぞれの企業の規模やスタイルにマッチしたものが展開されています。

大企業向けのものであれば、内部統制に強みを発揮できたり、中小企業向けのシステムは、コストの安さに重点をおいていたりなど、それぞれ特徴がありますので、自社に最適なサービスを選定できることでしょう。

ExcelやWordに対応できるタイプ

これまで、ワークフロー業務はExcel・Wordなどを利用して行っていた企業も多いことと思われますが、その書式に対応したシステムであれば、導入から移行も非常にスムーズでしょう。

ワークフローシステムの選定方法は？

リマインド機能を有しているかをチェックする

承認が完了したらメールで通知してくれたり、未承認のものが放置されたままの場合、アラートで知らせたりしてくれる機能があれば非常に便利です。

業務を効率化し確かなものにするために、ぜひそういった機能を有しているものの利用をおすすめします。

操作性をチェックする

導入してもシステムが使いづらい場合、定着しなかったり、アクシデントが発生したりなど、トラブルのもとになりかねません。

導入後に後悔しないよう、まずは無料トライアルなどを利用し、操作性に問題がないか、チェックすると良いでしょう。

まとめ

以上、ワークフローシステムについて解説いたしました。

申請書の作成時間を短縮したい、承認作業をスムーズに行いたい、印刷・保管のコストを削減したい、などといった課題にワークフローシステムは最適なツールです。

上述した通り、サービスそれぞれに特徴がありますので、企業に最適なものを選択して活用することをおすすめします。

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