ワークフローシステムのおすすめ7選を徹底比較

2023年10月24日 2024年3月18日 sheepdog_admin

これはワークフロー(決裁･承認フロー) の製品です！

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ワークフローシステムとは？

そもそもワークフローとは、業務の一連の処理・手続きのことです。

ワークフローシステムを利用すれば、従来のアナログで行われていたワークフローの煩雑さ・デメリットをしっかりと解消することができます。

例えば、「申請書の作成に時間がかかってしまう」「印刷・保管のコストがかかる」などといったお悩みを持つ企業にとっては特に心強い味方になってくれることでしょう。

おすすめの類似ワークフローシステム

クラウドでワークフローを構築：バクラク申請

(4.5)

月額料金	要問い合わせ	無料お試し	要問い合わせ
初期費用	要問い合わせ	最低契約期間	要問い合わせ

AIによる正確な請求書の電子化によって、紙による稟議申請からデータでのワークフロー化を実現します。

申請側の手間を効率化

稟議システムにおける課題として挙げられることが多いのが、申請に必要な稟議書の作成･入力作業における手間です。また、請求書の回収作業や、その後の支払い申請も、ついつい後回しになってしまうということも少なくありません。バクラク申請は、AI-OCRによる精度の高い読み取りによって、申請内容を自動で入力することができるため、これまで入力作業にかけていた手間を効率化することができます。どんなフォーマットの請求書でも認識することができ、複数枚の同時アップロードにも正確かつ高速で対応することが可能です。さらに、請求書回収機能が搭載されているため、回収漏れをなくし、支払い申請も自動で作成できるため、手入力する必要がなくなります。

システムにアクセスしなくても承認が可能

申請が楽になっても、それを承認する側が忙しかったり外出することが多く、なかなか承認時間が確保できないと不安に思う方でも、バクラク申請であれば安心です。バクラク申請では、毎回システムにアクセスすることなくチャットアプリのslackやスマートフォンから手軽に申請･却下ができるため、外出先や在宅勤務中でも申請から承認完了までを加速させることができます。また、承認や却下するために稟議情報を遡るのが手間という方には、予算超過や期日超過情報を自動でアラートしてくれるため、瞬時の判断が可能となります。

システム連携で経理の課題を解消

これまで経理部門が抱えていた課題としては「現場で請求書が止まっていて支払いが遅れている」、「支払う請求書の判断がつきにくい」ことなどが挙げられていました。バクラク申請は、バクラク請求書とのシームレスな連携によって、これらの課題を解消します。支払い申請をすると、仕訳と振込データを自動で作成、経理部門へデータ連携してくれるため、稟議システムと会計システムの分断を解消することができます。承認ステータスもリアルタイムで反映して連携されるため、承認状況を都度確認する手間も省け、支払うべき請求書を把握できるようになります。

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類似サービス：コラボフロー

(4.5)

月額料金	500円〜/人(クラウド版)	無料お試し	30日間無料
初期費用	要問い合わせ	最低利用人数	5ユーザー〜

継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。

簡単操作でワークフローを作成

コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。

Webからも申請フォームが作成できる

Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。

運用をしながら改善が可能

更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。

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類似サービス： Shachihata Cloud

(4.5)

月額費用	110円〜/ユーザー	無料お試し	あり
初期費用	0円	最短導入期間	即日〜

Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。

紙の決裁業務をそのまま電子化

Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。

運用に合わせて柔軟な設定が可能

Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。

電子帳簿保存法対策に有効

Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。

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この製品はワークフロー(決裁･承認フロー)の製品です。

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ワークフローシステムのメリットは？

迅速な申請・承認の実現

ワークフローシステムを導入することで、申請から承認までの作業が大幅にスピードアップされます。

特にクラウド型のサービスを使うことにより、在宅勤務・出張中などでも申請・決済を行うことが可能です。

ペーパーレス化の推進

ワークフローシステムの導入により、最終的な決裁までオンライン上で完結できるので、いわゆる「ペーパーレス化」が推進されます。

紙代・印刷費が削減され、コストカットに寄与してくれます。

申請書を探す時間を省ける

ワークフローシステムのほとんどが、検索機能を備えているため、過去の書類を探したい際に条件を絞ってすぐ取り出すことができます。

申請書を探す時間を省略し、他の業務に当てることが可能です。

内部統制が強化される

ワークフローシステムは申請から承認までを一元管理でき、申請ルート・証跡・決裁をしっかりと可視化することができます。

したがって、不正・文書改ざんの防止・内部統制の強化に最適です。

ワークフローシステムの種類とは？

クラウドタイプ

スマホ・タブレットで稟議を上げたり、承認作業を行えるので、外出先からでもワークフロー業務をできるようになり、外出や出張によって、承認作業を行えないという問題は解消されます。

企業の規模に応じたタイプ

ワークフローシステムには、大企業向け・中小企業向けなど、それぞれの企業の規模やスタイルにマッチしたものが展開されています。

大企業向けのものであれば、内部統制に強みを発揮できたり、中小企業向けのシステムは、コストの安さに重点をおいていたりなど、それぞれ特徴がありますので、自社に最適なサービスを選定できることでしょう。

ExcelやWordに対応できるタイプ

これまで、ワークフロー業務はExcel・Wordなどを利用して行っていた企業も多いことと思われますが、その書式に対応したシステムであれば、導入から移行も非常にスムーズでしょう。

ワークフローシステムの選定方法は？

リマインド機能を有しているかをチェックする

承認が完了したらメールで通知してくれたり、未承認のものが放置されたままの場合、アラートで知らせたりしてくれる機能があれば非常に便利です。

業務を効率化し確かなものにするために、ぜひそういった機能を有しているものの利用をおすすめします。

操作性をチェックする

導入してもシステムが使いづらい場合、定着しなかったり、アクシデントが発生したりなど、トラブルのもとになりかねません。

導入後に後悔しないよう、まずは無料トライアルなどを利用し、操作性に問題がないか、チェックすると良いでしょう。

まとめ

以上、ワークフローシステムについて解説いたしました。

申請書の作成時間を短縮したい、承認作業をスムーズに行いたい、印刷・保管のコストを削減したい、などといった課題にワークフローシステムは最適なツールです。

上述した通り、サービスそれぞれに特徴がありますので、企業に最適なものを選択して活用することをおすすめします。

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カテゴリー: ワークフロー(決裁･承認フロー)

ワークフローシステムとは？

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申請側の手間を効率化

システムにアクセスしなくても承認が可能

システム連携で経理の課題を解消

簡単操作でワークフローを作成

Webからも申請フォームが作成できる

運用をしながら改善が可能

紙の決裁業務をそのまま電子化

運用に合わせて柔軟な設定が可能

電子帳簿保存法対策に有効

ワークフローシステムのメリットは？

迅速な申請・承認の実現

ペーパーレス化の推進

申請書を探す時間を省ける

内部統制が強化される

ワークフローシステムの種類とは？

クラウドタイプ

企業の規模に応じたタイプ

ExcelやWordに対応できるタイプ

ワークフローシステムの選定方法は？

リマインド機能を有しているかをチェックする

操作性をチェックする

おすすめワークフローシステム7選

Collaboflow(コラボフロー)

特徴

料金

バクラク申請

特徴

料金

HUEワークフロー

特徴

料金

Gluegent Flow(グルージェントフロー)

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料金

monday.com

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MA-EYESnc

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楽楽販売

特徴

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