TOKIUM契約管理とは？評判･口コミや料金について

TOKIUM契約管理とは？

TOKIUM契約管理は、電子帳簿保存法の要件に準拠しつつ、締結済みの契約書管理に特化したクラウド型の契約書管理システムです。

最大の特徴は、紙の契約書を企業側でスキャン・アップロードする必要がなく、TOKIUMに郵送するだけで運用を開始できる点にあります。

受け取った契約書はTOKIUMがスキャンを代行し、AIによって内容が自動的にデータ化されます。この一連のプロセスにより、契約書管理の手間が大幅に削減されるだけでなく、検索性や業務の正確性も高まります。

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TOKIUM契約管理の特徴

手間のかかるスキャンを代行

TOKIUM契約管理では、現在進行中の契約だけでなく、過去に締結された契約書も一元的に管理することが可能です。

製本された契約書についても非破壊でスキャンを行い、TOKIUM側でアップロードまで代行するため、原本を傷つけることなくデジタル化を進めることができます。

このプロセスにより、企業側でのスキャン作業やシステムへの手動アップロードといった手間が不要となり、過去の契約書を含めた一貫した管理体制の構築が可能になります。

契約書の検索を効率化

TOKIUM契約管理では、契約書の全文をデータ化しているため、あらかじめ設定された管理項目だけでなく、条文内に含まれる任意のキーワードでの検索が可能です。

必要な情報をすぐに抽出できる柔軟な情報活用が実現され、契約書全体を横断的に確認する手間が大幅に軽減されます。

さらに、AIが契約内容に基づいて更新時期を自動的に計算し、更新期限が近づいた契約については、あらかじめ設定したタイミングでメールによるアラート通知が送信されます。

アラート機能により、更新期限の直前に対応に追われるといったリスクを回避し、十分な準備期間を確保したうえで、スムーズに契約更新業務に取り組むことが可能です。

TOKIUM契約管理でできること・主な機能

契約書の保管を代行

TOKIUM契約管理では、サービスの利用期間中、契約書の保管を期限なく継続して代行する体制が整っています。

これにより、企業は自社内で契約書を保管する必要がなくなり、ペーパーレス化の推進とともに、社内の限られた保管スペースを有効に活用することが可能になります。

また、紙の原本が必要となった場合には、1件単位での取り出しに対応しており、迅速かつ柔軟に原本を手元に戻すことができます。

一般的な倉庫保管サービスと比べて、取り出しにかかる手続きや時間的な負担が少ない点も特長です。

安心のセキュリティ体制

TOKIUM契約管理では、預かった契約書を国内の拠点で保管しており、セキュリティ面においても万全の体制が整えられています。

スキャン業務を担当するオペレーターとは、個別に秘密保持契約を締結しており、情報の取り扱いについて厳格な管理が徹底されています。

さらに、情報セキュリティマネジメントの国際規格であるISMS認証、およびプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、個人情報や機密情報の取り扱いに対する信頼性と運用体制が客観的に評価されているため、安心です。