イベント管理の方法とは?管理の必要性やおすすめの管理システムも紹介

 
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イベントを円滑に進行させるためには、正しい方法でイベント管理を行うことが不可欠です。本記事では、イベントの成功に向けて基本的な流れを確認し、その詳細な方法に焦点を当て、イベント管理の必要性と実践的な手法を解説します。イベント管理の流れやおすすめのシステムについても紹介し、是非参考にしてください。

イベント管理の必要性

イベント管理がなぜ必要なのか、その理由について解説します。

イベントの目的をはっきりさせる

イベントの開催目的を明確にするためには、イベント管理が不可欠です。目的が曖昧だと方針や行動の具体化が難しくなります。まず、明確な目的を定め、その達成までの工程を整理することが重要です。

滞りなくイベントを遂行する

イベントを遂行するためには、当日までの準備が欠かせません。スケジュールを立て、タスクを進めることが成功の鍵です。イベント開催前にすべての準備を整え、安心して当日を迎えるためにイベント管理が必要です。

イベントの効果測定や分析に用いる

イベント終了後には、効果の測定と分析が不可欠です。アンケート結果や参加者の傾向、目標の達成度などを振り返り、次回のイベントに生かすためにイベント管理の内容を詳細に分析します。

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イベント開催に関する機能がオールインワン: eventos

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ウェビナーやオンライン商談・展示会などを簡単に開催することができるイベントプラットフォーム。多くの機能を1ツールで一元管理。自社専用のイベントプラットフォームが持て、カスタマイズも自由にできます。

デザイン性の高いイベントサイトの構築ができる

eventosは、カスタマイズ性の高さで自社の特色を反映したイベントサイトをデザインすることが可能です。 ウェビナーやカンファレンス、アンケートなど、企業のニーズを実現するための機能を自由に選択して公開できるため、ブランディングに強いサービスと言えるでしょう。

簡単な操作性

イベントサイトの構築には、専用の知識が必要で、操作も難しいイメージがあります。 しかし、eventosは使いたい機能をドラッグ&ドロップするだけで、イベントの構築から公開までが可能なため、PCの操作が苦手という方でも無理なく運用することができます。 Google AnalyticsやGoogle Tag Managerのタグを挿入すれば、アクセス分析も可能です。

リード獲得に特化している

eventosでは、BIツールやMAツールと連携することで、イベントへの参加申し込み情報やアンケートの回答内容、ウェビナーの視聴時間までを分析してCSVに出力することが可能です。 1つのツールで複数の機能を一元管理できるため、管理の煩雑化も起きにくく、いつでもリアルタイムなリード分析で、ホットリードの獲得が実現できます。

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ネクプロでは、全てのコンテンツを全ての顧客に公開するのではなく、顧客ごとにパーソナライズ化されたコンテンツ配信を実施することで、エンゲージメントの最大化を実現しています。 録画したウェビナーを視聴したいという顧客からのニーズは高いため、録画したウェビナー動画を活用することで、集客効果の向上が期待できるでしょう。

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ネクプロは、疑似ライブ(録画配信)を活用したウェビナーが可能な点も特徴的です。録画をベースとしている疑似ライブは何度でも再利用できるため、ウェビナーの開催数を増やせる点もメリットです。 また、チャットはリアルタイムに受け付けて、登壇者とは別の担当者が質問に回答することで、スムーズなウェビナー進行が実現できます。

類似サービス: Eventory

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Eventoryとは、株式会社インディヴィジョンが運営しているイベントツールです。 世界750社から導入されている実績があり、オンラインイベントの運営に必要な機能がオールインワンされています。もちろん、オフライン(リアル)イベント、両方を同時に行うハイブリッドイベントにも最適な機能を実装しています。

あらゆるイベントに対応

Eventoryは、BtoB・BtoCどちらのイベントにも対応できるイベントツールです。 また、大規模展示会から少人数のウェビナーまで、イベントの規模に関わらず対応できます。

イベントに必要な機能をオールインワン

Eventoryには、イベント運営に必要な機能がオールインワンされています。 「イベントページ作成」「CRM機能」「協賛企業展示ブース」「有料・無料チケット発券」「参加者同士のオンライン商談」といった豊富な機能が搭載されており、全ての機能を追加費用なしで利用することができます。

営業リードが獲得できる

Eventoryは、イベントの開催だけではなく、リードジェネレーション、リードナーチャリングに活用できる機能も搭載しています。 イベント当日の管理はもちろんのこと、イベントに参加してくれた人の行動をデータとして可視化、分析することができるため、その後のアプローチに活用することができます。

イベント管理の流れ

基本的なイベント管理の流れを以下にまとめました。

イベントの管理方法を決める

まず初めに、イベント管理の方法を決定します。概要を定めた後、開催日から逆算してスケジュールを組み立てます。応募受付やアンケート、受付管理などの具体的な方法もこの段階で決めます。エクセルや専用システムの導入も検討してください。

イベント管理するメンバーを決める

イベント管理を担当するメンバーを選定します。その後、タスクをリストアップして整理し、担当メンバーは誰がいつまでにどのタスクを完了するかを管理します。

イベント当日のオペレーションを確認する

イベント当日の進行やフローなど、オペレーションを確認します。メンバーの視点から、イベント中のスケジュールを組み立てて共有し、作業内容や担当者、トラブル時の対処法もあらかじめ決定しましょう。

イベント管理の具体的な方法

イベント管理の具体的な方法として、以下の2つを紹介します。

エクセルを使って管理する

エクセルを使用したガントチャートなどの表を作成し、イベント開催までのスケジュールを管理する方法です。PCにエクセルがあれば、コストをかけずに実施できます。ただし、関数などの知識が必要です。

専用のシステムを使う

専用のイベント管理システムを活用する方法は、イベントの準備や開催に役立つ多くの機能が備わっているため、効果的です。ただし、導入には費用がかかるため、コストを抑えたい場合はこの方法は向かないこともあります。

イベント管理におすすめのシステム

イベント管理におすすめのシステムとして、以下の3つを紹介します。

eventos

オンラインセミナー(ウェビナー)に特化したイベント管理システムで、イベントの集客からフォローアップまでをサポートします。

 Eventory

セミナーやカンファレンス、展示会など、様々なイベントに対応しているシステムです。イベントページ作成やチケット発券、事後アンケートなど、豊富な機能を提供しています。

イーべ!

クラウド上で一元管理が可能なシンプルなイベント管理システムです。QRコード受付や申し込みフォーム作成、参加者情報の管理など、多岐にわたる機能が利用できます。

イベント管理の方法と流れをチェックしよう

イベントの目標を達成するためには、イベント管理が欠かせません。当日を迎えるための準備を整えるため、方法と流れを確認しましょう。

イベント管理に役立つ専用システムも紹介しましたので、ぜひ参考にしてください。

 

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類似サービス: Cvent

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Cventとは、全てのイベントを1つのプラットフォームで管理することができるサービスです。 アメリカにあるCvent社が運営しており、日本では国内総販売代理店であるSaaSpresto株式会社がライセンス販売および製品サポートを担当しています。

       

イベントサイトを簡単操作で構築

Cventには、イベントサイトの制作機能が搭載されており、イベント告知用、申込サイト・イベント開催サイトを簡単に制作することができます。 サイト制作には、HTMLやCSSといった専門的な知識は不要で、ウィジットが豊富なため、直感的に操作することが可能です。

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Eイベントの案内や、リマインド、開催後のお礼など、イベント運営においてメールを活用する機会は意外と多いものです。 Cventは、メール開封の有無やクリック率の確認など、メール配信システムとして求められる機能は網羅しており、新規でメール配信システムを導入する必要がありません。

レポーティング機能で効果測定も可能

Cventには、レポーティング機能が搭載されており、カスタマイズが可能な100種類以上の標準テンプレートが用意されています。 スコアリング機能を活用することで、イベントの成果を可視化することができ、マーケティングやセールス活動の効率化につながります。

類似サービス: SHANON MARKETING PLATFORM

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SHANON MARKETING PLATFORMとは、株式会社シャノンが運営しているイベントマーケティングシステムです。 リアルイベントはもちろん、オンラインセミナー、大型展示会など、様々なイベントに対応したプラットフォームを提供しています。

イベントを一元管理

SHANON MARKETING PLATFORMでは、イベントの開催前から開催後のフォローまで、一元管理ができる機能が搭載されています。 また、イベントの出展者の提出情報や来場者情報などもクラウド上で一元管理することが可能です。

充実のサポート体制

SHANON MARKETING PLATFORMは、その手厚いサポート体制がユーザーから高評価されています。 導入担当による懇切丁寧なサポートで、導入から運用までをサポート、最適なシステムの提案や、イベントでの会場の設営と撤去だけでなく、システム障害にも対応可能です。

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SHANON MARKETING PLATFORMは、導入企業のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズすることができます。 イベントに関連した全てのページを導入企業独自のオリジナルデザインにすることが可能です。