エクセルでイベント管理を行うには?メリットや注意点も解説
イベントの企画や進捗管理には、エクセルが非常に便利です。この記事では、エクセルを使用したイベント管理の方法について、メリットや注意点とともに紹介します。
イベント管理をエクセルで行うメリット
表でわかりやすく管理できる
エクセルを用いてガントチャートや表を作成することで、イベントの進捗を視覚的に把握できます。
担当者やステータスで色分けするなどの工夫により、使いやすい表にカスタマイズすることが可能です。
Microsoftが提供するテンプレート(例: 「イベントプランナー」「プロジェクトタイムライン」)を利用すれば、手間を省いて利用できます。
メンバーへの共有が簡単
共有フォルダを作成し、エクセルファイルを共有することが可能です。
複数のメンバーが情報を共有することで、イベント管理がスムーズに進行します。
クラウドを利用すると、異なる端末でもファイルを共有でき、スマートフォンからも簡単に進捗をチェックできます。
専用のシステム不要
イベント管理システムの導入には費用がかかりますが、エクセルは広く普及しており無料で使用できます。
月額利用料が不要なため、コストを抑えつつイベント管理が可能です。ただし、エクセルの知識が必要な点に留意が必要です。
イベント・セミナー管理のおすすめ製品
CLOUD PASS(イベント向け)
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月額費用 | 0円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
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初期費用 | 要問い合わせ | 導入社数 | 要問い合わせ |
CLOUD PASS(旧:EventManager)とは、株式会社ユニエイムが運営しているデジタルチケット販売システムです。デジタルチケットを活用したスムーズなチケット販売が可能で、申込フォーム作成や来場者管理といったイベント管理に必要な機能を搭載しています。
スピーディーなイベント開催を実現
CLOUD PASS(旧:EventManager)は、デジタルチケットの作成に関する豊富な機能で、スピーディーなイベント開催を実現することができます。 ・申し込みフォームの作成 ・日時・定員制限設定 ・先着販売 ・抽選申込受付 ・座席管理機能 ・整理番号機能 ・チケット発行制限 上記のような機能・オプションを管理画面から簡単に設定することができます。
スムーズな受付管理が可能
従来のアナログなチケット管理では、チケット集計に時間がかかり、スムーズな受付が難しい点がありました。CLOUD PASS(旧:EventManager)は、デジタルチケットによってスムーズな受付管理が可能です。
顧客情報を管理してマーケティングに活用
CLOUD PASS(旧:EventManager)に搭載されている顧客管理機能を活用することで、取得情報別に集計データをリアルタイムに参照することができます。購入者や申込者のチケット使用率や来場履歴といったログデータもリアルタイムに取得し、顧客情報を活用したデータマーケティングを可能とします。
ネクプロ
(5)
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月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最低導入期間 | 最短1営業日から |
ネクプロとは、株式会社ネクプロが運営しているウェビナー/動画配信ツールです。 ライブ・録画・オンデマンドといった多彩な配信方式でのウェビナー/動画配信の実施が可能で、単に配信を行うだけでなく、顧客管理や集客、アンケート、分析改善といったマーケティング機能も搭載されています。
ウェビナーの再利用で顧客エンゲージメントを最大化
ネクプロでは、全てのコンテンツを全ての顧客に公開するのではなく、顧客ごとにパーソナライズ化されたコンテンツ配信を実施することで、エンゲージメントの最大化を実現しています。 録画したウェビナーを視聴したいという顧客からのニーズは高いため、録画したウェビナー動画を活用することで、集客効果の向上が期待できるでしょう。
視聴ログの分析・レポートが可能
ネクプロでは、視聴ログを把握することができるため、ウェビナー参加履歴に応じたお礼メールの送信や、未参加者への開催情報送信など、効果的な情報発信が可能となります。 また、視聴時間を把握して、興味関心度合いを可視化、必要な顧客に対して営業がフォローする、といったフローの構築も可能です。
疑似ライブ(録画配信)でウェビナーを効率化
ネクプロは、疑似ライブ(録画配信)を活用したウェビナーが可能な点も特徴的です。録画をベースとしている疑似ライブは何度でも再利用できるため、ウェビナーの開催数を増やせる点もメリットです。 また、チャットはリアルタイムに受け付けて、登壇者とは別の担当者が質問に回答することで、スムーズなウェビナー進行が実現できます。
Eventory
(4.5)
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月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 即日〜 |
Eventoryとは、株式会社Collective Pathが運営しているイベントツールです。 世界750社から導入されている実績があり、オンラインイベントの運営に必要な機能がオールインワンされています。もちろん、オフライン(リアル)イベント、両方を同時に行うハイブリッドイベントにも最適な機能を実装しています。
あらゆるイベントに対応
Eventoryは、BtoB・BtoCどちらのイベントにも対応できるイベントツールです。 また、大規模展示会から少人数のウェビナーまで、イベントの規模に関わらず対応できます。
イベントに必要な機能をオールインワン
Eventoryには、イベント運営に必要な機能がオールインワンされています。 「イベントページ作成」「CRM機能」「協賛企業展示ブース」「有料・無料チケット発券」「参加者同士のオンライン商談」といった豊富な機能が搭載されており、全ての機能を追加費用なしで利用することができます。
営業リードが獲得できる
Eventoryは、イベントの開催だけではなく、リードジェネレーション、リードナーチャリングに活用できる機能も搭載しています。 イベント当日の管理はもちろんのこと、イベントに参加してくれた人の行動をデータとして可視化、分析することができるため、その後のアプローチに活用することができます。
イベント管理をエクセルで行う方法
必要な項目を洗い出す
ガントチャートには縦軸にタスク、横軸に日付などの項目が必要です。イベント管理に必要なタスクを洗い出しましょう。
ガントチャートを作成する
洗い出したタスクを縦軸に入力し、横軸には日付や曜日を記入します。
必要に応じて「開始日」「終了日」「ステータス」「担当者」などを追加し、見出しごとに色分けすると視覚的にわかりやすくなります。
Microsoftの提供するガントチャートのテンプレートも利用できます。
必要な関数や書式を予め入れておく
定型の計算を行う関数や、データを表示するための書式を入力しておくと、効率的に作業できます。関数や書式の使用には専門的な知識が必要です。
エクセルでイベント管理をする際のポイント
事前にメンバーに入力方法や編集方法を共有する
共有する際には、メンバーが誤った変更を加える可能性があるため、正しい入力方法や編集方法を共有することが重要です。
間違った編集に備えて対応策を決めておくと良いでしょう。
セキュリティ対策をする
エクセルではアクセスログの残存やアクセス者の識別が難しいため、セキュリティ対策が必要です。
パスワードの設定やコピー禁止のルールなどを策定して、機密性を確保しましょう。
まとめ
エクセルを利用することで、手軽にイベント管理ができます。コストをかけずに進捗を把握できるため、是非試してみてください。入力や編集方法の共有、セキュリティ対策など、注意点も確認しておくことが重要です。
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